Jäsenrekisterin rekisteriseloste

Rekisterin pitäjä: Otaniemen Karaokelaulajat ry
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Jere Kaiku
Rekisterin nimi: Otaniemen Karaokelaulajien jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Rekisteriä käytetään jäsenistöstä vuosittain Aalto Yliopiston Ylioppilaskunnan (myöhemmin AYY) jäsenien määrän selvittämiseen AYY:n tukien anomisen avuksi, sekä yhdistyksen sisäiseen viestintään sähköpostitse.
Rekisterin tietosisältö: Rekisteriin tallennetaan joka jäseneltä nimi, sähköpostiosoite sekä tieto AYY:n jäsenyydestä.
Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin tiedot kerätään sekä ylläpidetään Otaniemen Karaokelaulajien kotisivuilla (otakala.ayy.fi) olevilla lomakkeilla.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset: AYY:lle luovutetaan tieto, kuinka moni jäsenistämme on AYY:n jäsen vuosittain.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Ei siirretä
Rekisterin suojauksen periaatteet: Ei ole manuaalista aineistoa, sähköiseen rekisteriin ei pääse käsiksi salauksen sekä sijainnin vuoksi olematta rekisterin ylläpitäjä tekemässä ylläpitoon liittyviä toimenpiteitä
Tarkastusoikeus: Tietoja luovutetaan vain rekisterin ylläpitäjälle ylläpitoon liittyvissä asioissa sekä jäsenelle eri pyynnöstä vain hänen omat tietonsa. Pyyntö tulee esittää kirjallisena Otaniemen Karaokelaulajien hallitukselle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Omia tietojaan voi korjata esittämällä korjauspyynnön Otaniemen Karaokelaulajien hallituksen jäsenelle kirjallisena. Korjauspyynnöt mieluiten tiedottajan kautta sähköpostitse.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Liittyessä lisäämme jokaisen jäsenemme sähköpostilistallemme, jolla tiedotamme tulevista tapahtumistamme. Eri kirjallisesta pyynnöstä Otaniemen Karaokelaulajien hallituksen jäsenelle, voimme poistaa jäsenen sähköpostilistalta. Emme luovuta rekisteriä edelleen sellaisessa muodossa, josta voidaan yksilöidä tietoa, poislukien lakien mukaan viranomaisille.